Knowledge Management System di HMIF

Prolog

Sebenarnya ide ini muncul pertama kali setelah Kak Wisnu Adityo (a.k.a Cuz, IF’06), mantan kahim HMIF menunjukkan TA-nya yang menyinggung topik ini dan harapan – harapan Kak Cuz untuk HMIF. Tapi bukan langsung latah terbersit bayangan punya sistem semacam ini. Sebelumnya gw udah sering mendengar permasalahan di organisasi – organisasi yang ada di ITB ini jika ditelusuri akan berakar pada penurunan nilai yang masih kurang. Hal senada pula pernah gw baca di blog Kak Lovinta (IF’05) yang merupakan mantan DE HMIF 2007/2008. Kak Vinta, yang kebetulan TA-nya juga berhubungan dengan KMS, mengatakan bahwa HMIF sebagai organisasi pembelajar yang erat dengan keilmuan informatika seharusnya bisa mengaplikasikan sebuah sistem manajemen knowledge yang sesuai.

Kenapa harus punya knowledge management system ?

Pada dasarnya, himpunan menawarkan pembelajaran bagi anggotanya. Dengan cara apa? Ya tentunya dengan berbagai kegiatan, proker, dan fasilitas yang masing – masing tentu punya tujuan yang ingin dicapai. Kalau dipukul rata, kira – kira tiap mahasiswa ITB punya waktu sekitar 3 tahun lah untuk belajar ini itu di himpunan. Setelah 3 tahun, apa pun yang terjadi orang tsb. harus berkembang. Kalau sebelum masuk, skor-nya 100, terus ketika sudah lulus, skornya harus > 100, katakan 120. Dari 20 poin itu, HMIF harus punya bagiannya, entah berapapun.

Biar lebih gampang dibayangkan kita pakai contoh aja ya. Bayangkan tiap orang naik kapal besar yang bergerak menuju suatu arah. Nah mereka belajar dengan berbagai cara, entah itu membantu mendayung, membaca peta, ataupun sekedar menyediakan makanan untuk awak kapal lainnya. Namun awak kapal ini hanya punya waktu 3 tahun. Setelah berlayar selama 3 tahun, dia harus punya keahlian khusus yang didapat dari kapal tersebut.

Baik di HMIF maupun kapal tersebut, tiap tahun kapal tersebut akan “membuang” awaknya dan tiap tahun akan menerima awakn baru juga. Setiap tahun, akan ada perputaran kepemimpinan di kapal tersebut. Pertanyaan sekarang adalah : apakah setiap pergantian kepemimpinan, awak kapal yang baru tahu arah kita sebenarnya ke mana dan kenapa kita harus ke arah itu ? Tahu nggak kapan kita harus pakai dayung, kapan harus mengembangkan layar, kapan membuang jangkar ?

Yang paling dikhawatirkan adalah hal – hal itu tidak diketahui oleh awak kapal yang baru sehingga mereka tidak tahu bagaimana cara membuat kapal ini bergerak ke arah tujuan kita bersama. Bahkan mungkin kapal ini tidak bergerak maju, terombang-ambing, atau berlayar entah ke mana tanpa arah. Memang dalam konteks berhimpun, tujuan itu tidak harus dipaksakan selalu sama dari waktu ke waktu. Tujuan boleh saja berubah sesuai dengan himpunan itu sendiri yang dinamis. Namun tentu kita nggak ingin kapal ini tidak berkembang, berubah arah namun hanya berputar – putar di satu titik saja.

Nah sekarang mari kita lihat teori pengetahuan yang diusulkan oleh Ikujiro Nonaka[1] yang membagi pengetahuan menjadi dua, yaitu yang eksplisit dan yang implisit (tacit). Yang eksplisit itu sesuatu yang memang sudah setiap saat dilakukan, sudah mengendap, sudah jadi common sense, bahkan sudah didokumentasikan dalam bentuk SOP, slide, dll. Sedangkan yang implisit itu hanya mengendap di diri seseorang saja, dalam hal ini para kadiv. Ada hal – hal yang mungkin kita sendiri nggak sadar kalau kita punya pengetahuan itu. Dalam beberapa kasus, pengetahuan tacit inilah yang menentukan keberhasilan suatu hal. Contoh dari Pak Windy, setiap perusahaan besar bisa saja beli produk ERP yang bagus seperti SAP. Tapi apakah lantas itu saja yang menentukan keberhasilan suatu perusahaan ? Tentu nggak kan, ada hal – hal lain dari implementasi yang menentukan keberhasilan perusahaan tersebut, seperti misalnya pengalaman manager yang luar biasa.

Kembali lagi ke konteks himpunan, misalnya : apakah teman – teman keprofesian tahu kalau kita dulu punya proyek yang namanya IT Within yang digagas Kak Naren? Sebenarnya seperti apa sih program IT Within itu? Atau yang sederhana, dalam 2-3 tahun ke depan, apakah anggota HMIF tahu sebenarnya posisi kita terhadap kepemilikan sekre 2 itu seperti apa? Katakan sekarang misalnya nggak ada masalah, tapi nanti 3 tahun lagi ruangan tsb. diminta kembali.

Idealnya semua pengetahuan ini diturunkan dari tahun ke tahun. Tapi apakah kita bisa menjamin bahwa pengetahuan itu akan turun 100 %? Apakah kita bisa jamin degradasi yang terjadi masih di dalam skala normal? Tidak bisa kita pungkiri kalau beberapa pengetahuan itu akan menjadi eksklusif untuk anggota DE HMIF saja.

Dari paparan di atas, barulah gw tersadar kenapa kita perlu sebuah knowledge management system. Untuk apa? Continuous improvement. Supaya himpunan yang kita cintai bersama ini selalu bergerak maju, bukan sekedar berputar – putar di suatu tempat saja. Sehingga kelak, adik – adik kita bisa belajar di tempat yang lebih baik dari sekarang.

Bentuk knowledge management system yang cocok

Pertanyaan sekarang adalah bagaimana bentuk yang cocok untuk HMIF? Gw nggak ingin terlalu muluk dulu. Yuk kita mulai dari yang sederhana dulu. Oleh karena itu, ayo kita mulai menulis tentang divisinya tentang apa pun yang teman – teman ketahui. Mulai dari hal mendasar dulu aja, sebenarnya divisi gw ngapain sih?  Kalau memang ada SOP yang dikelola oleh divisi itu, silakan dimasukkan. Lebih bagus kalau penjelasan mengenai kenapa peraturan itu dibuat, apa kendala selama ini, dsb. Mau lebih mantep lagi? Sekalian bikin master plan untuk beberapa tahun ke depan. Masalah jadi atau enggak urusan belakangan. Intinya adalah mengkristalkan pengetahuan tacit teman – teman ke dalam bentuk tulisan.

Beberapa divisi mungkin sudah punya book of knowledge atau apapun namanya. Harapannya, setiap divisi punya tulisan semacam ini. Tulisan – tulisan ini akan dikumpulkan di kahim, dan kahim akan meneruskan catatan ini ke kahim selanjutnya. Kalau teman – teman pernah nonton National Treasure, ini semacam buku rahasia yang diturunkan dari tiap presiden Amerika Serikat ke penerusnya.

Kan ada LPJ ?

Sayangnya LPJ tidak meng-cover semua hal yang ada di divisi. LPJ seperti namanya, hanya mempertanggungjawabkan keberjalanan proker tanpa terlalu memperhatikan proses.

Tapi enaknya gimana ya?

Nah sebenarnya bebas teman – teman mau bikin dalam bentuk seperti apa. Tapi mungkin sebagian akan enak kalo udah ada contohnya ya. Setelah liat sana sini, kayaknya format paling cocok itu model wiki. Pernah liat kan gimana struktur satu halaman di wiki. Coba teman – teman bayangkan kalau divisi teman – teman adalah satu artikel di wikipedia.

Baiknya dimulai dulu dengan tujuan atau arahan global dari masing – masing divisi. Kalau mungkin ada perubahan dan teman – teman masih ingat sejarahnya akan lebih bagus lagi. Ini akan menghindari “maju – mundur” atau berputar – putar karena kekurangtahuan. Setelah itu diikuti dengan karakter ataupun profil yang diharapkan dimiliki dari anggota divisi tersebut. Bagian ini akan sangat membantu untuk pencapaian kaderisasi informal dari setiap kadiv dan sekaligus menjadi guideline dalam menyusun proker.

Lanjut ke bagian yang lebih khusus. Di sini teman – teman bisa cerita proker teman – teman, baik yang rutin ataupun tidak. Harapannya di sini dipaparkan tujuan kenapa proker itu ada, kendala yang mungkin terjadi, cara menghadapi kendala tersebut, segala pertimbangan yang harus dilakukan, dan trivia lainnya yang terlintas di benak teman – teman. Kalo punya kegiatan selain proker yang tertulis gimana? Sok mangga ditambahkan.

Penutup

Pada akhirnya ini hanyalah sebuah sistem yang membantu proses pembelajaran di HMIF. Sukses atau tidaknya bergantung pada beberapa hal seperti : partisipasi dan kemauan untuk terus belajar. Mungkin saat ini sistem ini belumlah ideal. Mungkin teman – teman juga ada yang kontra terhadap ide ini. Apapun tanggapan teman – teman, pastikan semuanya untuk HMIF yang lebih baik.


[1] en.wikipedia.org/wiki/Ikujiro_Nonaka

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s